お問い合わせリモートワークやオンラインでの打ち合わせが当たり前になった今、Google Meetは非常に便利なツールです。ただ、オンライン会議ならではの課題も多く、スムーズな進行のためにはいくつかのポイントを押さえておく必要があります。本記事では、Google Meetを最大限に活用するためのコツをご紹介します。
1. 会議の準備を万全に
オンライン会議では、事前準備が成功の鍵を握ります。Google Meetの便利な機能を活用して、効率的な進行を心がけましょう。
- カレンダーでの招待とリンクの共有
Googleカレンダーから会議を作成し、参加者全員にリンクを共有します。これにより、参加者はメールやカレンダーからワンクリックで参加できます。 - アジェンダの共有
会議の目的や議題を事前に共有しておくと、スムーズに進行します。Google ドキュメントやスプレッドシートを共有しておくのもおすすめです。
2. 音声と映像のチェックを忘れずに
技術的なトラブルは会議の進行を妨げる大きな要因です。開始前に以下の項目を確認しましょう。
- 接続テスト
Google Meetの「音声と映像のテスト機能」でマイク、スピーカー、カメラが正常に動作しているかを確認。 - ノイズキャンセリング機能を有効化
周囲の雑音が気になる場合、Meet内の「ノイズキャンセリング」機能をオンにすると便利です（Google Workspaceユーザー限定）。 - ヘッドセットの活用
音質を向上させ、周囲の音を抑えるためにヘッドセットを使用するのがおすすめです。
3. 効果的な画面共有と資料提示
オンライン会議では、画面共有を使って視覚的に説明することが重要です。
- 特定ウィンドウだけを共有
不要な情報を見せないために、Google Meetの「ウィンドウを共有」機能を活用します。 - Google Driveとの連携
プレゼン資料や報告書はGoogle Driveにアップロードし、参加者と共有することでスムーズに進行できます。 - ホワイトボード機能を活用
ジャムボード（Jamboard）機能を使うと、リアルタイムでアイデアを共有したり図解を作成することができます。
4. 参加者のエンゲージメントを高める工夫
オンライン会議では、対面会議よりも参加者の集中力が途切れやすいので工夫が必要です。
- リアクション機能を活用
Google Meetには「拍手」や「いいね」などのリアクション機能があります。これを使うことで、発表者と参加者の双方向コミュニケーションを促進できます。 - チャット機能の活用
質問や意見をチャットで投稿するように促すことで、全員が発言しやすい環境を作れます。 - 小グループでの討論
「ブレイクアウトルーム」機能を利用して、少人数でのディスカッションを行うと意見交換が活性化します。
5. 会議終了後のフォローアップを忘れずに
オンライン会議はその場だけで終わらせるのではなく、後のフォローアップが大切です。
- 録画機能で内容を共有
会議を録画しておくと、参加できなかったメンバーにも内容を共有できます（Google Workspaceユーザー限定）。 - 議事録を作成
Google ドキュメントで議事録を作成し、参加者に共有します。リアルタイムで編集可能なので、会議中に共同作業で作成するのもおすすめです。 - 次回のタスクを明確に
会議中に決定したタスクや担当者を整理し、GoogleタスクやGoogleカレンダーに反映させると効率的です。
まとめ
Google Meetを活用してオンライン会議をスムーズに進行させるには、事前準備、技術的チェック、効果的な機能の利用、そして会議後のフォローアップが重要です。今回の5つのコツを参考に、次回の会議をより快適で効率的なものにしてみてください！
Tip: Google Workspaceユーザーでなくても多くの機能が使えるので、まずは無料版から試してみるのもおすすめです！